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吉林农业大学档案管理办法
作者:佚名    业务指导来源:本站原创    点击数:1391    更新时间:2016/3/22

 

第一章 总则

第一条 为了加强吉林农业大学的档案工作,提高档案管理水平,充分发挥档案在教学、科研和党政管理等各项工作中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》,结合学校档案工作的实际,特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案,是指吉林农业大学过去、现在和将来在从事党政管理、教学、科研、基本建设、经济核算、设备管理等各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的文件材料。

第三条 吉林农业大学档案记录和反映学校建立、建设与发展的历史过程,是全校师生员工劳动智慧的结晶,是评估学校教学工作质量,评价科研成果,考核教师、专业人员,衡量学校管理水平以及编写校史等的重要依据,具有十分重要的凭证作用和参考作用,全校师生都有保护档案的义务。因此,学校必须实行统一领导,集中管理的基本原则。

第四条 吉林农业大学的档案工作,是学校各项工作的重要组成部分,是办好学校的一项基础工作,是维护学校历史面貌的一项重要事业。因此,必须实行“三纳入”、“四同步”和“四参加”制度,即:将档案工作纳入学校及各部门的工作计划和发展规划,纳入各项管理制度,纳入有关人员的职责范围;在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,要布置、检查、总结、验收档案工作;学校及各部门在召开大型会议或举行重大活动以及重大科研成果鉴定、重大基建工程竣工验收、引进重大软件、大型设备开箱等,均需有档案人员参加,负责布置档案工作或检查验收档案材料。确保档案工作与学校各方面工作的同步协调发展。

 

第二章 管理体制、机构和任务

第五条 吉林农业大学档案工作受吉林省教育厅的领导,业务上接受省、市档案管理部门的监督、检查和指导。并成立学校档案工作领导小组,作为学校领导决策的咨询机构,负责审议学校档案工作的重大问题。

第六条 学校档案馆为处级建制,根据需要馆内设立相应科室。由分管档案工作的副校长直接领导。它既是学校档案工作的行政职能管理部门,又是永久保存和提供利用本校档案的科学文化事业机构。它负有对全校档案工作统筹规划、组织协调、统一管理、实行监督、检查和指导的责任。

学校档案馆对人事档案和党政管理、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产与科技开发、出版物、外事、财会、声像、人物等综合档案实行集中统一管理。各单位必须明确一名负责人分管本单位的档案工作,并根据实际情况,配备专职或兼职档案管理人员,形成档案工作管理网络体系。

第七条 主管档案工作的校领导是学校档案工作第一责任人。其职责是:

(一)认真贯彻国家有关档案工作的法律、法规,审批学校有关档案工作规章制度,并结合学校实际,提出指导性意见。

(二)负责将档案工作纳入学校的发展规划和年度计划,监督和检查“三纳入”、“四同步”制度的落实,使档案工作与其它工作协调发展。

(三)主持全校性档案工作会议,决定档案工作经费和档案馆发展中的重大问题,决定奖惩事项。

(四)注重档案队伍建设,积极支持档案管理人员参加国内外档案学术交流活动。

(五)负责需要销毁档案的审批工作。

第八条 档案馆的基本任务

(一)贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定,规划全校档案工作。

(二)制定本校档案工作的规章制度,并负责监督、指导和检查档案工作制度的执行。

(三)指导和协助各单位做好各类档案的收集、征集和整理组卷工作,接收整理组卷完毕的档案;对进馆档案进行鉴定、统计、科学管理和提供利用作。

(四)保守档案机密,确保档案安全,维护档案的完整、准确、系统性;做好档案保护工作,最大限度地延长档案寿命。

(五)负责档案信息工作现代化建设、编制检索工具、编辑档案参资料、开展档案编研,多形式深层次开发档案信息资源,把档案馆建成学校档案信息中心。

(六)参加档案信息工作的整体化和现代化建设,开展多方面协作,适应文档一体化、信息化发展。

(七)组织对全校兼职档案工作人员的业务培训,开展立卷归档工作的指导、检查和评比。

(八)采取多种形式,开展档案宣传教育活动,增强师生员工的档案意识。

(九)积极开展档案理论和实践的研究,参加档案学术交流活动。

(十)完成上级部门和校领导交办的任务。

 

第三章 档案工作人员

第九条 吉林农业大学档案工作人员必须坚持四项基本原则,认真贯彻《中华人民共和国档案法》,执行党和国家有关档案工作的方针、政策,热爱档案事业,忠于职守,遵守档案工作纪律,档案工作人员应具备本科以上学历,扎实的档案专业知识和一定的现代化管理技能。

第十条 档案工作人员队伍结构应适应学校发展目标的要求,人员应保持相对稳定,包括专、兼职档案工作人员。

第十一条 吉林农业大学档案馆工作人员纳入学校职员制管理,档案专业技术人员按《档案专业人员职务试行条例》,实行专业技术职务聘任制。

 

第四章 经费、库房和设备

第十二条 学校要保证档案事业所需经费。档案工作所需经费单独立项,列入学校预算,有计划地为档案馆配置必要的设备。各职能部门也应对用于本部门归档文件所需的档案设备、装具等,在其经费中给予支持。

第十三条 学校为档案馆提供专用的、符合档案管理要求的档案库房和办公、阅览用房,要做到办公室、库房和阅览室三分开。新建、扩建档案馆时,要充分考虑学校的发展规模、馆藏档案数量的增加状况,不断改善条件,适应数据化管理的要求。存放声像、电子档案等特殊载体档案,要设有专门库房、装具并配置自动报警、自动消防和恒温、恒湿等设施,有良好的卫生条件和防盗、防光、防尘、防磁、防有害生物及防污染等安全措施。

第十四条 根据档案馆现代化管理的需要,为了确保档案的安全,学校应有计划地为档案馆配备复印、扫描、录音、照相、录像等设备,配置必要的去湿、吸尘、空调、防护等设备,并逐步实现档案的数据化管理和缩微化管理。

 

第五章 档案管理

第十五条 实行部门立卷归档制度。各种文件材料由形成部门按《吉林农业大学档案工作实体分类方案》、《吉林农业大学各类档案工作规范》、《吉林农业大学文件材料立卷归档暂行规定》规定的立卷归档范围进行整理立卷,并定期向档案馆移交,档案馆应加强立卷指导工作。凡学校有重大活动、庆典、捐赠等事项,在其发生、发展过程中形成的全部文字材料、照片、录像、光盘、实物均应及时归档。

第十六条 我校形成各类档案,既是学校工作的真实记录,也是国家的宝贵财富,必须实行统一管理,确保档案的完整、准确、系统、安全,有利于开发利用。各单位及其个人在教学、科研、党政管理等各项职务活动中形成的文件材料,必须按照规定归档移交。任何单位和个人不得以任何理由和借口长期滞留或据为己有。对于非职务活动中形成的重要文件材料,档案部门可采取征集、代管等形式进行保管。对于移交和捐赠档案的部门和个人,应尊重其权益。

第十七条 教职工档案材料归档办法执行中组部《人事档案管理办法》。

第十八条 档案工作纳入各级领导议事日程,纳入教学、科研及各项管理工作,纳入教师、专业人员和干部的职责范围,在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作,实行四同步管理。

纳入有关管理人员的岗位职责并作为考核内容之一。

第十九条 充分发挥档案法规的行政职能。严格把好鉴定验收、上报成果、晋升、晋级等关口。在科研成果上报、基建工程验收、大型仪器设备开箱时,必须通知档案部门派人参加并签署意见,没有完整、准确、系统的文字材料的项目一律不予验收。其它各种门类档案也采取相应措施,使立卷归档工作制度化。

第二十条  档案工作作为教职工年终考核、聘任、晋升职务的依据之一。对于因工作失职,造成损失者,取消其评优资格,情节严重者年度考核不合格。

 

第六章 档案的收集和保管

第二十一条 归档范围

() 立卷归档以我校各单位产生的文件材料为主,要把反映本单位职能活动过程中产生的具有长远和重要查考价值的文件材料(与这类文件有密切联系的上级机关和下级机关的来文)作为本单位立卷归档的重点。

(二)依照《普通高等学校档案管理办法》和我校实际情况,我校文件材料归档范围包括:党政管理类、教学类、科研类、基建类、仪器设备类、产品生产与科技开发类、出版类、外事类、财会类、人物类、声像类、实物类和人事档案等。

第二十二条 归档时间

(一)学校各党政部门按年归档的单位,应在每年的4月底以前将上一年度的文件材料归档完毕。

(二)学校各教学部门的教学类档案在本年度11月底前归档。

(三)科研类档案在项目完成验收后次年11月底前归档

(四)学校基建、产业等部门的管理性文件在每年4月底以前归档,基建工程、产品开发项目等单位,在项目完成后2个月内归档。

(五)设备的管理性文件在3月底前归档案;仪器设备在开箱验收后1个月内归档。

(六)财务档案,在会计年度终了后,由学校财务部门保管1年,期满之后,连同财务管理性文件材料一并于次年4月底前全部归档

(七)声像、实物类档案4月底前归档,其中,毕业生集体合影电子版与纸质照片11月底前归档。

(八)人物类随时归档。

(九)人事档案按各类材料办理完毕时间进行归档  

第二十三条 向档案馆移交档案必须履行手续,填写移交清册一式二份,交接双方要签名盖章,各保存一份。

第二十四条 档案馆的全部档案都要进行科学的分类、编号、排列上架、编制检索工具。档案分类编号力求统一规范,档案号编制要便于手检、机检对档案的控制、利用和科学管理。

第二十五条 档案馆应建立档案统计、检查和利用登记制度。指定专人对档案的收进和移出、全宗和案卷数量、档案的保管和利用等,定期进行统计;并按照有关规定,向所在地的档案主管部门报送档案工作基本情况统计表。

第二十六条 认真做好档案鉴定工作。鉴定档案必须由档案馆和有关业务部门组成鉴定小组,对档案密级调整和需要销毁的档案提出建议,报主管校领导批准后实施,未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。凡需销毁的档案,必须登记造册,经主管领导批准后,由两人在指定地点监销,并在销毁清册上签字。销毁清册应永久保存。

第二十七条 严格执行安全保密制度,档案不得随意堆放,严禁毁损、散失和泄密。特殊载体和重要、机密档案专柜存放。做好防火、防潮、防虫、防鼠、防盗工作。档案保管要存放有序、查找方便。对残破和字迹褪色档案要及时修补复制。保持库房、馆区的整洁、卫生。

第二十八条 如有单位撤销、合并和人员变动时,必须认真进行清点和妥善保管各类档案,经主管机关批准后,向接收单位办理移交,任何个人不得私自带走属于归档范围的文件材料。

 

第七章 档案的利用

第二十九条 建立档案借阅和复制制度,积极提供利用,同时按照密级履行审批手续。一般在阅档室查阅,档案借出须办理登记手续,限期归还,健全催还制度。复制档案应由档案馆负责办理,严禁拆卷、抽取、涂改、圈划、损坏档案或转借他人,违者按有关规定严肃处理。离校人员要办理审批档案交接结清手续。

第三十条 吉林农业大学档案馆应积极创造条件,按照《中华人民共和国档案法》的规定,编制必要的检索工具、参考资料和统计资料,最大限度地向全校和社会开放档案信息,最大限度地满足利用者的需要,充分发挥档案的作用。

第三十一条 吉林农业大学档案馆所保存的档案,主要供本校利用。如其他单位或个人需要查阅时,应持介绍信,经档案部门负责人同意后,方可查阅。如需利用的档案涉及重大问题或党和国家的秘密,须经主管档案工作的副校长批准。

第三十二条 利用者查阅档案,必须严格遵守档案借阅制度,保证档案的完整和安全。凡需要借出的档案,不准带到公共场所或家中,不得遗失、污染、涂改、抽拆和转借横传。归还档案时,档案人员应当面检查注销,如有损坏、丢失档案者,应追究其责任。

第三十三条 档案馆提供利用档案须遵循下列规定:

(一)凡持有合法证件的单位和个人,在说明利用档案的目的和范围后,均可查阅利用属于开放范围的档案,并可以摘录和复制。

(二)本校工作人员因工作需要,可直接查、借阅本单位归档的档案,但本校人员查阅非本部门归档的带有密级的或限制使用的档案时,须经归档单位和档案馆负责人同意,并在保密借阅登记簿上签字、盖章,方可查阅。

(三)港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案时,须经有关主管部门介绍,并出具有关手续,方可查阅。

(四)外国机关或个人要求利用档案的,应按国家有关规定办理。

(五)未经学校授权或上级主管机关批准,任何组织和个人无权公布属于未开放范围的档案。

(六)凡摘抄、复制的档案,须经学校档案馆核准,并加盖档案馆公章方能生效。

第三十四条 馆藏档案有下列情况之一者,则不宜开放。

(一)涉及党和国家秘密的;

(二)涉及专利和科学技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成部门规定限制利用的;

(五)学校重要会议记录。

 

第八章 考核、奖励与处罚

第三十五条 建立档案工作定期检查和考核评比制度。对在档案工作中成绩突出的单位和个人学校要给予表彰和奖励。

第三十六条 对于将重要或者珍贵的档案资料捐赠给学校者,学校将发给捐赠证书和纪念品。

第三十七条 于违反《中华人民共和国档案法》的行为,玩忽职守而造成档案损失的有关领导和个人,应由学校根据情节轻重,依照有关规定,给予行政处分;构成犯罪的,由司法部门追究刑事责任。

 

第九章 附则

第三十八条 本办法自发布之日起实行,过去有关规定与本办法相抵触,以本办法为准。

第三十九条 本办法由吉林农业大学档案馆负责解释。

 

 

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