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吉林农业大学文件材料立卷归档暂行规定
作者:佚名    业务指导来源:本站原创    点击数:1067    更新时间:2016/3/21

中华人民共和国教育部、国家档案局于200891以第27号令形式公布了《高等学校档案管理办法》,按照省、市有关档案部门的要求,结合我校档案工作实际,为做好文件材料立卷归档工作,确保案卷质量,以达到符合档案管理的要求,特制定本规定:

一、文件材料归档范围

  1、凡是能反映我校各部门各类工作活动,并对日后工作具有查考、利用价值的各种文件、图表、会议记录、工作方案等纸质文字材料和电子文件材料;其它各种载体(照片、录音、录像、磁盘、光盘)的记录材料、各类市级以上的奖状、奖牌、锦旗、奖杯;各类有纪念意义的礼品、重要题词、字画;废止的印章等实物均属归档范围。

  2、上述应归档的文件材料,按照其产生的部门及所记述的内容、载体性质,结合国家教育部、档案局27号令,我校档案分为十三个类别。

(1)党政类:主要包括党委组织、工会、团委、民主党派等组织及学校办公室、人事等行政管理部门在工作中形成的各种文件材料。

(2) 教学类:主要包括本校各类教学管理部门、各学院、部、中心,在教学管理、教学实践、教学研究等活动中形成的各类文件材料。

(3) 科研类:主要包括本校科研管理部门、各类科学研究机构、各单位科研人员在科研管理和科研实践活动过程中形成的各种文字、图表、数据、声像等文件材料。

   (4) 基建类:主要包括本校基建部门在基建管理活动中形成的文件材料和各类基建项目(包括新建、改建、扩建、维修、加固等)从计划、决策到建成使用工作中形成的各种文字、图表、图纸等材料。

(5) 仪器设备类:主要包括本校设备管理部门、设备使用部门在设备管理工作中形成的文件材料和各种国产或国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在五万元以上)的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。

(6) 产品生产与科技开发类:主要包括本校校办企业管理部门、各学院和科技开发部门在企业管理和产品生产、开发、销售等工作中形成的文件、图片、图表、数据等文件材料。

(7) 出版类:主要包括本校正式编辑、出版的刊物样本、原稿及编辑出版工作中形成的管理文件。

   (8) 外事类:主要包括本校外事管理部门、本校各类人员出席国际学术会议、出国考察、讲学、合作研究、进修及学校聘请的外籍及港澳专家与教师在教学、科研及其它外事活动中形成的文件材料。

(9) 财会类:指学校财务部门及各独立核算部门在会计工作中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表等会计核算材料及财务管理材料。

(10) 人事类:指本校教职工在其职务工作活动中形成的材料。

(11) 声像类:指各部门在各项工作中形成的有保存价值的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、幻灯片、影视胶片等磁性载体材料及各类机读材料。

(12) 实物类:指学校获得的奖状、奖牌、锦旗、奖杯;各类有纪念意义的礼品、重要题词、字画等;学校历年使用的校徽、纪念章、废止的印章等;有历史和保存价值的实物。

(13) 人物类:指本校校级以上领导干部、 正高级职称专业技术人员在其职务活动中形成的各种专著、论文、科研报告、证书、证章、来往信函等材料。

本规定中,除人事档案外,其余各类档案为综合档案。

3、以上各类档案材料的具体归档内容,详见 “吉林农业大学各类档案归档范围和保管期限表”及“吉林农业大学干部人事档案材料收集归档规定”。

二、归档时间

1、党政类、外事、出版类按年度在次年4月底以前归档。

   2、教学类在11月底前归档。

3、基建、产品类在项目完成验收后2个月内归档,基建管理性文件材料于次年4月底前归档。

4、科研类在次年11月底前归档。

  5、仪器设备类随机文件材料在开箱验收后2个月内归档,管理、使用、维修和改进工作中形成的材料在次年4月底以前按年度归档。

  6、财会类按年度立卷,在财务部门保存一年后,于次年4月底前归档。

7、声像、实物类档案4月底前归档,其中,毕业生集体合影电子版与纸质照片11月底前归档。

8、人物类随时归档。

9、人事档案随时归档。

三、归档文件材料及案卷质量要求

(一)综合档案

1、归档文件材料的质量要求

(1) 归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带、光盘、牌匾、印章等各种载体形式。

 (2) 凡归档的纸质文件材料必须准确、真实,电子文件数据应真实可靠、安全、完整。

   (3) 归档的文件材料要符合文件制作要求,标题、落款、时间(年、月、日)印章、签发必须齐全完整。

   (4) 凡归档的文件材料应质地优良、书绘工整、字迹、声像清晰。

  (5) 归档的文件材料纸张规格应符合要求,一般文件材料应为A4 (210mm×297mm);其它表格必要时可用A3(420mm×297mm)

(6) 归档的文件材料必须是原件并盖有印章,任何单位或个人不得将原件自行保留,用复印件替代。

2、案卷质量要求

  (1) 应归档的文件材料,齐全完整。

   (2) 分类清楚,保持文件之间的有机联系。

   (3) 案卷标题确切、卷内文件排列有序。

   (4) 保管期限、密级划分恰当。

   (5) 卷皮、目录、备考表按要求打印,内容要求完整。

    (6) 案卷装订, 美观牢固。

3、声像、实物归档质量要求

(1) 毕业生集体合影照片规格:年级合影为17cm×28cm(8)、专业合影为11cm×18cm(6)。每一张照片背面应附文字说明,文字说明应包括拍摄时间、学院、届、专业名称、每位老师(注明现职务)和学生在照片中的位置以及未参加拍照毕业生的姓名。

(2) 照片、光盘、录像带必须要注明题名、形成时间、拍摄者。

(3) 捐赠的实物要注明实物名称、捐赠单位(人)、捐赠时间及必要的文字说明。

(4)奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗等要注明题名、授奖单位、获奖时间及必要的文字说明。

(二)人事档案

1、干部人事档案材料形成部门,须按照有关规定规范制作干部人事档案材料,在材料完毕后按规定时间移交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。

2、归档的材料必须是办理完毕的正式材料,且齐全、真实、完整,文字清楚,对象明确,有材料形成日期。组织上形成的材料,必须注明批准机关、材料形成和审批时间、文号等,并加盖公章。规定要同本人见面的材料,应有本人的签字。

3、归档材料一般应为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的,必须注明复制人和复制时间,并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织(人事)部门公章。

4、归档材料填写不规范,手续不完备,材料形成部门应当重新制作或补办手续。

5、干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型(297mm×210mm)的公文用纸,材料左边应当留有2-2.5厘米装订边,字迹材料应当符合档案保护要求,需用铅印、胶印、油印或蓝黑墨水、碳素墨水、签字笔或墨汁书写。除电传材料复印存档外,一般不得使用复印件替代。

6、任何部门和个人不得积压、损毁、丢失、涂改、伪造人事档案材料,违反规定的,将视情节轻重依规定严肃处理。

四、立卷归档部门与立卷人责任

  1、立卷归档部门

我校实行文件形成部门立卷归档制度,各归档单位档案工作由一位负责人分管,并根据实际情况,配备专职或兼职档案管理人员负责本部门档案的收集、保管、整理、立卷和归档工作。档案馆应派专人对各部门立卷归档工作进行指导。

2、立卷人责任

立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律同步归档,对文件材料系统整理组卷,编制页号或件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的相关领导检查合格后向档案馆移交。

五、本规定从即日起执行,由档案馆负责解释。

 

 

档案馆:0431-84532860 综合档案科:0431-84533289、84533014 人事档案科:0431-84533011
邮箱:dag@jlau.edu.cn 传真:0431-84532860 邮 编:130118