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基于用户的档案信息资源开发利用研究 崔立影
点击数:22  , 更新时间:2020/5/21 11:46:18

摘要:档案信息资源是信息资源的重要组成部分,蕴含着丰富的知识信息。随着信息时代的到来,档案价值的重要性愈来愈被大家所认识,档案信息资源的开发与利用更是受到了社会高度的重视。文章通过对档案信息资源用户的分析,提出档案信息开发利用要面向社会、面向公众,并对面向用户的档案信息开发利用工作提出了可行建议。

关键词:用户;档案信息资源;开发利用

中图分类号:G270.7 文献标识码:A 文章编号1005-9652201702-0074-03

随着以计算机技术、网络技术、云计算等大数据技术为代表的全球性信息科技的发展,人类已大踏步迈进信息社会。信息利用率已成为衡量国家实力的重要指标,谁掌握了信息资源谁就处于主动地位。档案是一种十分重要的信息资源,其作为人类社会生活的原始记录,记载着大量的信息,蕴含着丰富的知识,而且这些信息都是“原生态”的、最可靠的资源,具有无可比拟的开发利用价值。档案真实地反映了人类认识自然和利用自然、认识社会和改造社会的全过程,再现了人类社会的发展过程。[1]档案是人类社会、历史、文化发展的产物,承载着人类文明的记忆,是连接一个民族、一个国家过去、现在和未来的纽带。它不仅是记录人类历史、传播人类文化的重要载体,更肩负传承人类文明的重要使命。随着市场经济的发展和信息社会的到来,科技档案、企业档案在发展经济、推动科技进步方面所产生的经济价值受到高度关注。如何充分开发、利用档案中的知识和信息,发挥效用,减低成本、提高产值,创新科技,提升经济效率,获取最大收益,已经成为各行各业争相探索的新课题。可见,在浩瀚如海的信息资源中,档案信息的地位是不可替代的,积极、有效地推进档案信息资源的开发利用,为社会提供优质的档案信息服务,对经济发展、社会建设、历史传承都具有极其重要的作用。

就目前档案信息资源开发利用现状来看,档案这一珍贵的信息资源并未得到充分的开发和利用,用户对档案信息始终怀有“敬畏”之心,对档案信息的利用持“敬而远之”的态度。在信息技术、传播技术高度发达的今天,档案信息资源的开发利用迎来了前所未有的机遇与挑战,只有勇于抓住机遇,迎接挑战,借助新科技、新理念、新意识,面向用户深度发掘档案信息资源,才能提升档案信息资源的利用率,服务于社会,服务于大众。

一、档案信息资源开发利用的用户分析

我国传统意义上的档案信息开发与利用主要是为满足政府部门、决策部门借鉴、查询需要,满足科研人员研究需要,满足各行业专业人员服务需要,满足公检法、律师、记者等相关人士调查需要。随着信息时代、全媒体时代的到来,大众对信息资源的利用越来越频繁,档案信息资源价值也逐渐受到关注,档案资源已经不再是束之高阁、服务高层的私享资源,而成为人人可查阅、可利用的共享资源。公众对档案信息的利用需求也是五花八门,除日常需要外,还包括知识积累、收藏爱好、休闲娱乐、公众教育,甚至单纯满足猎奇心理等需求,海量的档案信息资源不断满足着各类受众群体的不同需要。[2]根据用户在档案信息利用过程中展现的不同特征,可将其分为传统官方用户和新兴民间用户两大类:

(一)传统官方档案信息用户

传统官方档案信息用户主要包括各级政府机关、企事业单位的决策型领导人员,科研机构或者高等院校从事科学研究的科研人员,社会各行业中的专业工作人员,公检法、律师、记者等专业调查人员等。这类用户在档案信息资源利用中具有鲜明的特点:第一,他们对档案信息的利用具有极强的针对性和目的性,在利用过程中,他们明确需求的目标,了解查询

的方向,能够对关注的信息进行横向广度索取、纵向深度挖掘;第二,官方用户对所需档案信息资源的原始性、真实性、可靠性要求极高,获取第一手资料是他们的目标,为确保信息准确、可靠、快速、及时地被获取,往往需要通过档案工作者直接获取信息;第三,他们所利用的档案信息专业性强,这类用户具有一定的专业背景,在档案信息利用过程中,多是利用自身专业领域内的档案信息资源,以达到服务本行业、本专业的目的,因此,他们更多地关注本行业、本领域的文献、资料,呈现专业化趋势;第四,他们对关注的档案信息粘合度较高,具有长期、持续、稳定的需求,无论是决策领导、科学研究还是行业服务、调查调研,都不是短期的、片段式的工作,都需要长期追踪、持续关注,才能达到利用效果。

(二)新兴民间档案信息用户

新兴民间档案信息用户主要指以知识积累、收藏爱好、休闲娱乐、公众教育等日常生活为目的利用档案信息的广大群众。这类用户数量多,范围广,是档案信息体系不可忽视的庞大用户群体。他们对档案信息资源利用有以下特点:第一,由于用户群体庞大,需求种类

多样,利用目的不明确,因此对档案信息的利用呈现分散化、自主化、随机化的特点;第二,对此类用户利用档案信息多以趣味性、休闲性为目的,主要用于陶冶情操,满足猎奇心理、精神需求,因此,对档案信息专业化要求不高,极少对档案信息进行广度拓展、深度挖

掘;第三,用户流动性较大,公众对档案信息资源的利用没有明确的目标做指引,没有专业性、连续性研究做支撑,对档案信息的粘合度较低。

二、新环境下档案信息资源开发利用工作面临的困难

(一)档案信息资源数字化整合程度有待提高

进入互联网时代以后,信息资源整合开发利用成为发展的大趋势。信息资源的开发、利用、传播、共享多以数字资源形式出现,通过云计算、大数据统计等技术被整合利用,借助全媒体传播方式输送到大众视野中。然而,就档案信息资源管理的现状来看,档案信息资源数字化程度不高,且进程缓慢,馆藏结构单一,各自为政,相互独立,缺乏统一、集中管理,未能形成档案信息数据库,难以实现系统化、数字化的管理体系,不利于用户一站式检索和利用,给档案信息资源的开发利用带来极大不便。[3]

(二)“重藏轻用”的管理模式仍处于主流地位

受到历史、政治、经济、文化等多方面影响,自古以来,“重藏轻用”的管理模式和管理理念,深深地扎根于历代档案人的心中。严格而有效的保管制度和世界领先的古籍保护、修复技术,曾是我国档案界引以为傲的资本。然而,随着信息社会的到来,信息资源充斥着人们生产、生活的方方面面。档案作为信息资源中的一部分,也需要被重新认识。“重藏”理念已经难以适应当今社会的发展,“重用”才是档案信息资源发展的新出路。由于我国档案系统长期处于封闭环境,对新形势的洞察力不足,对新技术的敏感度较低,导致“重藏轻用”管理理念、管理模式长期处于主流地位,理念转变迟缓、被动,档案信息数字化进展缓慢、服务方式落后、开发利用水平低下,多数有开发价值、利用价值的档案信息资源被束之高阁,难以满足档案信息资源的利用需要,难以实现其经济价值、社会价值、文化价值。

(三)档案信息开发利用服务形式和内容单一且被动

目前,档案信息开发利用服务大多采用被动上门服务方式,有查阅需求的用户需自行上门阅览,档案信息服务模式单一、落后、被动,档案信息管理部门始终难以放低身段,让广大用户了解档案、接受档案、利用档案。在这样一个信息爆炸的时代,用户可以通过多种途径获取想了解的信息,而档案信息服务模式落后,便捷性、操作性、互动性都较差,对自身

的宣传力度、推广力度不够,致使用户在使用信息过程中很难得到最具原始记录性的档案信息,使得档案信息这一珍贵资源长期蒙尘。而服务内容上,为了确保档案信息的真实性和可靠性,档案信息资源的开发利用大多比较严谨、严肃,趣味性、生动性、易读性较低。如何在时下“快餐文化”、猎奇心理横行的环境中,找到档案信息资源开发利用的出路,打造出深受用户喜爱的、真实可靠又灵动活泼的档案信息资源,成为档案信息开发利用的关键。

三、基于用户的档案信息资源开发利用策略

(一)优化数字化馆藏结构,加速档案信息整合,满足用户需求

充实、丰富的馆藏是优化数字化馆藏结构的前提。只有对有价值且保存完整的档案信息进行数字化,才能更好地满足用户需求,为社会档案信息需求提供服务。因此,档案信息开发利用最基本的前提是优化馆藏结构,扩大信息量,在丰富馆藏基础上,根据用户需求,有计划、有步骤、有甄别地对档案信息进行数字化,保证档案信息的有效开发,提升利用率。

此外,在互联网+时代,要充分发挥互联网优势,整合数据资源,加强档案馆之间联合,实现数据交换,形成大容量、分布式、可共享的档案信息大数据库群,构建档案信息开放利用平台,优化资源配置,提升用户体验;加强档案馆与图书馆、情报部门及其他相关部门的合作与共享,借助现代信息技术、互联网技术、新媒体技术,将各个系统与数据结合,形成

一站式大数据服务,扩大服务范围,提升服务质量,满足信息时代用户对海量档案信息的个性化定制和需求。[4]

(二)优化档案信息服务模式,加强互动,拉近与用户的距离

为了提升档案信息服务,便于公众了解档案,利用档案,档案管理部门要致力于以各种形式将档案信息展示于公众,拉近与用户之间的距离。

1.档案陈列与展览。档案陈列与展览是将某一主题的档案信息在档案馆、图书馆、博物馆及其它文化机构陈列展出,系统、全面、真实地展现档案内容,帮助用户获取档案信息。此种方式受时空局限性影响较大,受众人数有限,但最具人文气息,相比于大众传媒、网络传媒的信息爆炸式冲击,这种呈现方式更具真实感、存在感,能够带给用户无可比拟的体验。

2.档案信息全媒体传播。进入全媒体时代以来,媒体形式不再局限于报刊杂志、电视、广播、网络等传播媒介,而是多种媒介、多种渠道、多种平台的融合,针对受众的不同需求,定制最适合的传播方式,提供细化服务,实现最佳传播效果。档案信息的开发、利用也应借助全媒体的发展理念,与大众媒体合作共建档案信息传播利用平台,在海量的档案信息中,筛选出可公开的档案信息,深度挖掘用户感兴趣的档案信息资源,根据用户需求,提供个性化定制服务,与大众媒体合作共赢,有效地开发、利用、传播档案信息价值,构建档案信息全媒体传播平台。[5]

3.档案社交平台互动。随着互联网技术、数字技术的发展,以智能手机、平板电脑为代表的无线数字终端进入我们生活,成为上网、查阅、浏览信息的主流选择。[6]档案信息的开发利用应紧跟科技潮流,通过各类档案微博、档案博客、档案公众号、朋友圈等社交平台,对档案类电视节目、档案类展览、档案政策、档案大事记等档案开发成果进行推广宣传;加强与用户的交流,及时了解用户需求,提高用户粘合度,提升公信度、关注度,扩大档案信息的影响力和吸引力。

(三)面向不同用户,分析用户需求,做好档案信息开发利用工作

不同的用户有着不同的信息需求。我们的开发利用不应一概而论,既要开展面向不同用户的档案信息资源开发工作,又要协助不同的用户对信息资源进行合理的利用。无论是到馆服务还是网络服务,都应有针对性地为用户提供帮助,对于传统官方用户和新兴民间用户,要把握不同的需求,帮助其获得想了解的信息,实现人性化的服务,增强档案部门的社会亲和力。此外,档案信息开发与利用应借助大数据力量,通过分析档案用户关注和浏览的档案信息,分辨用户的个性、爱好、阅览倾向,辨识出用户的阅读喜好及查阅方向,为其提供有针对性的档案信息推送和个性化定制服务,为用户提供更优质的、更多元化的档案信息利用服务,使档案信息开发利用工作真正做到面向用户、面向社会。

参考文献:

[1]李婉月,张煜明.谈谈档案文化价值的开发[J].档案学通讯,2003,(5).

[2]杨静.信息化背景下档案潜在用户的转化[J].上海档案,2015,(6).

[3]刘燕.档案信息资源开发利用问题及对策研究[J].中国管理信息化,2015,(6).

[4]沈东辉,李小璠.互联网+时代档案信息资源开发利用模式构建分析[J].城建档案,2016(6).

[5]柳溪.全媒体时代档案信息的开发与利用[J].云梦学刊,2015,(1).

[6]马仁杰,费燕,王露尧.社交媒体服务模式下的档案用户需求研究[J].山西档案,2016,(3).

 

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