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大数据背景下高校教学档案管理研究 崔立影 胡春玲
点击数:594  , 更新时间:2018/5/22 13:47:12

摘要:随着网络信息量的不断增加,数据的种类和数量的扩展,大数据时代 到来,高校档案管理工作面临着各种机遇及挑战。高校教学档案反映高校学生的受教水平,也影响高校自

身的发展。阐述大数据的概念和特点,结合大数据背景下当前我国的高校教学档案管理模式,对加强高校教学档案管理工作展开深入研究。

关键词:大数据;高校教学档案;档案管理

大数据时代的来临使高校档案管理模式面临着新的机遇和挑战。高校教学档案是高校办学水平的重要体现,教学档案的管理成为各高校共同面对的问题。

一、大数据时代及其特点

大数据(big data),又称巨量资料,是指一定范围内捕捉、管理和处理的数据集合。大数据时代指的是人工智能、数据挖掘和机器学习等技术的迅速发展驱动下信息提炼。大数据对高校教学档案工作影响深刻,从大量的教学档案中挖掘出来的数据有利于高校全面了解高校教学的现状,做出准确的分析和更精确的决策;对于高校档案馆,大数据意味着高校教学档案管理工作重心的改变,从以往单纯注重记录和保管转变为教学档案工作的记录、管理、保护、数字化输入和有效利用等多方面并重,高校教学档案数据在全面充分利用的同

时也要保护有关信息。

二、大数据背景下高校教学档案管理的重要性

(一)教学档案是高校开展教学工作的基础

教学档案为高校教学提供丰富而详实的原始资料。教学档案的准确完整助力教学工作的顺利开展,教师根据教学大纲的要求制定教学计划并做好课堂记录。保证教学档案完整、准确、实时更新,才会促进教学工作的顺利开展。

(二)教学档案是检验教学质量的依据

教学档案科学、规范、详实的记录教学工作的开展。评估教学工作的进展,对学校的教学计划及完成情况、学生成绩、课程设置、科研成果等内容进行定量分析和准确判断等都离不开教学档案提供的信息资源。教学档案是教学工作的检验标杆,教学档案管理在高校教学工作中起重要作用。

(三)教学档案助力教学改革

教学档案是形成于教学管理和实践过程中,具有专业性、系统性、周期性和多元性,是对阶段性工作总结归纳,且能为高校教学提供大量详实的教学设计方案、研究分析等信息,如实反馈出教学工作的规律,为高校教育教学改革助力。

三、大数据时代下高校教学档案管理模式的改变

(一)从量变演化到质变。高校教学档案具有全面性和真实性等特点,具有不可替代作用。档案馆工作者把教学档案进行整理分析并进一步挖掘档案中的潜在信息,判断高校未来的

发展方向。大数据背景下,高校档案管理工作者应更注重各个档案数据之间的关系,教学档案管理呈现出量变到质变的特点[1]。高校档案馆作为档案数据的存储部门,它的职能也发生了质的变化,档案馆需要对数据进行统计分析,不再只是简单地存储数据,方便为高校教育发展提供参考依据。(2)管理水平的更新。大数据背景下,高校教学档案产生大量电子文件,这推动档案管理向信息化的方向发展。选用成熟的档案管理系统,按照数字化的要求对馆藏档案进行优先筛选完成数字化,逐步将电子文件导入档案管理系统的数据库中,为提供利用更好地服务,也要考虑到档案数字资源未来增长趋势。因此,做好高校档案异地备份是十分必要的,引进档案云备份技术,有效节省资金投入和人力资源,提高教学档案管理效率。(3

管理模式的改变。大数据背景下,高校教学档案管理工作面临严峻的挑战。高校原有的管理模式远远不能满足现代档案事业的发展,大数据却能够为高校提供足够的档案存储空间。为了进一步满足学生、教师、学校、社会等对档案信息的相关需求,档案馆不必花费精力研究某份档案材料的价值大小与保管期限,档案管理部门利用大数据的特点,将教学相关档案存储到档案管理的云备份中。

四、大数据背景下高校教学档案管理的策略

(一)加强高校教学档案管理的规范化,完善制度

教学档案具有专业性、周期性、系统性和多元性的特点,为了确保教学档案的规范化管理必须有完善的制度作为保障。当前我国高校的档案管理工作规范标准,阻碍了档案管理工作的进展,也难以满足当前大数据时代的需求。高校要制定出切实可行的档案管理的工作准则,加强相关设备的引进力度,为提高教学档案的效率奠定良好的基础。必需进行相关电子文件形成的前端控制,全程管理电子文档的整个生命周期,制定统一的标准。有明确的规章制度,规范教学档案管理中的各个环节及相关人员,教学档案管理才能规范化。配套相应的奖惩制度,实现教学档案管理的成效,促进高校的全面发展。

(二)加强高校教学档案信息资源的建设

首先,适应教学水平评估的需要。所有丰富、翔实的教学档案资源,是准备国家教育部评估的基础。其次,搞好教学并提高教学质量的需要。它不仅是高校教学发展的历史记录,更是质量记录,给教学管理提供翔实参考资料,也为高校决策提供参考。再次,适应信息化的大数据时代的需要。大数据背景下,以信息技术为主导,高校教学档案的信息化资源建设为核心。加强高校教学档案信息资源建设,有利于提高档案管理水平平。随着高校发展,相关教学档案会成倍增加,查借阅等利用也成倍增加,利用信息化手段才适应高等教育的发展。

(三)为档案管理提供人才保障,加强高校教学档案管理队伍的建设

大数据背景下,高校教学档案管理需有一支高素质的档案管理队伍。档案管理工作人员,必须树立良好的服务意识与高度的工作责任心。教学档案管理需要复合型人才,档案管理人

员要具有责任心和职业素养。档案管理人员要注重技术、行政管理和操作技术各项人才的合理配置,助力高校教学档案管理工作的新发展。

五、结束语

以大数据时代为背景,结合高校教学档案的发展现状对大数据的特点进行分析,从加强档案管理的规范化与标准化,完善制度,加强信息资源建设,提供人才保障。预想未来大数据背景下提高高校教学档案管理水平,加强高校教学档案管理新思路的研究,促进高校教学大难管理健康、全面发展具有重要的现实意义。

参考文献

[1] 徐长忠,李慧鹏,罗献习. 试论信息化背景下高校教学档案管理存在的问题及对策[J]. 中国校外教育,20151212):11.

[2] 张冉妮. 大数据时代高校学生档案管理的挑战与对策研究[J].兰台世界,2015.01 中旬(21-22.

[3] 王占可. 高校教学档案管理的创新模式探究[J]. 山西档案

 

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