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加强高校数码照片档案规范化管理对策的研究 张颖
点击数:974  , 更新时间:2017/6/6 14:13:08

  要:目前,数码相机、手机等电子设备在高校教学和科研中普遍应用,形成了大量的数码照片,这些数码照片已经成为学校事业发展的凭证、是重要宣传素材和信息交流的手段。但高校普遍对数码照片的管理普遍不够规范。本文首先分析了当前高校数码照片管理状况、问题成因及问题解决的必要性,从而提出了加强学校数码照片档案管理应采取的对策。

关键词:高校  数码照片  对策

    高校数码照片档案是指高校各部门、组织或个人在学校活动中通过数码相机,手机等电子产品直接拍摄而获得数字影像为主要反映方式的具有保存价值的历史记录。由于数码照片具有形象生动,便于复制、传输方便等特点,已经作为高校教学科研活动中主要宣传素材和交流手段。但如何对海量的数码照片进行筛选、整理、归档和保管,将传统照片与数码照片有机地结合起来,进行规范化和科学化的管理,成为我们急需解决的新课题。

    一、当前数码照片档案管理状况及问题成因

    1、管理制度不完善、不健全。

    数码照片是近些年才出现的新鲜事物,所以对数码照片档案管理的有关制度还不够完善,相关规定也相对滞后。到目前为止,档案界没有形成一个得到广泛认可的数码照片档案的管理办法,虽然国家档案局已于2002年出台了《照片档案管理规范》等相关政策文件,但上述管理规范中未有涉及到数码照片档案管理具体规范;虽然有的规章制定把数码照片作为声像档案的一种,但并未单独建立归档制度。没有制度的保障,数码照片的归档没有了根基,也直接影响到了高校数码照片档案的管理工作。

    2、收集难度大、漏归情况严重。

    数码相机的普遍应用,学校各个部门都可以为本单位的活动拍照,大量数码照片长期分散在单位或个人的计算机上,致使收集面广泛,难度加大。从学校的实际情况来看,由于基层部门的兼职档案人员大多数没有经过档案专业培训,加上思想上不够重视,没有将数码照片及时归档的档案意识,造成了数码照片形成后,不能及时归到档案馆,严重地影响了数码照片档案收集工作的正常开展。另外,数码照片的摄像者和管理者没有明确的责任分工,人员变动频繁也造成部分数码照片流失从而导致漏归现象的产生。

    3、整理不及时、不规范。

    数码照片没有底片、方便易用,数码照片的拍摄者在完成拍摄任务后,大多是将大批量的数码照片转存于计算机上,如果没有特别要求或者特殊情况,一般不会主动对数码照片进行整理。随着时间的积累,电脑中存储的照片文件越来越多,整理程序越来越复杂;另一方面,数码照片被移交归档后,由于照片数量大、人手紧张,造成整理的工作量繁重,无法及时完成数码照片的整理工作。因为没有统一的规定和标准,数码照片管理的文字说明、如何分类、编号等就没有统一规定,这就给数码照片档案的归档带来很大困难。

    4、数码照片缺乏安全性管理。

    近期,中共中央办公厅,国务院办公厅《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》中明确提出要建立健全确保档案安全保密的档案安全体系。数码照片由于形成随意性比较大、来源不易受监控,首先,照片在个人的手机、照相机和微机上浏览、复制、利用时容易遭到损坏、甚至失密泄密。其次,照片在局域网的多台电脑或各个网站互相联体工作,通行幻灯机、刻录机、打印机等外连设备进行连接传输时,也存在着诸多不安全的因素。再者,近年来微机病毒造成的电子文件损坏或丢失情况也是屡见不鲜,这些都时危及到数码照片的安全。

    二、问题解决的必要性:

    1、高校数码照片的作用。

    高校数码照片档案记录了学校建设、教学教改、师生文体等重大活动,教职工通过数码照片档案了解学校的真实面貌和发展过程,照片档案与各类纸质档案在内容上相互印证,在形式上相互补充,具有极强的记忆和展示历史的功能。随着社会信息化的不断发展,网络技术的广泛应用,数码照片档案越来越在学校的发展中发挥其特有的功能,做好照片档案的管理工作,充分发挥照片档案记忆历史、再现历史的功能,意义非常重大。

    2、规范高校数码照片的意义。

    规范高校数码照片的意义在于有利于维护数码照片档案的系统性、真实性,有利于数码照片的信息交流、资源共享,也为实现档案规范化、现代化管理奠定坚实的基础。档案材料归档的最终目的是为了提供利用,那么,数码照片由于它自身的特殊性,也决定了它利用的方便性,档案馆的工作人员可以通过全文搜索扫描数据库来查找图片,根据需要打印出选定的照片,利用者可以看到搜索到的小图像、标识和标题等信息,大大提高了利用速度和效率。另外,由于许多部门普遍没有专门的数码照片检索系统,数码照片检索查阅难的现象严重,从而使数码照片档案资源难于得到有效的开发利用。如何切实加强高校数码照片档案管理的规范性已非常需要持续关注。

    三、加强学校数码照片档案管理应采取的对策

    1、加大宣传力度,提高档案意识。

    档案馆要加大对档案法规的宣传,让学校的员工充分认识到,在教学科研和日常管理工作中产生的数码照片档案是学校发展的重要见证,需要保存。积极采取多种有效措施增强各部门的归档意识,利用网络技术宣传学校大事例,如校史馆建设、校庆、评估等,通过各种照片档案展览扩大照片档案的影响,促进收集工作的有效开展。同时,学校领导要给予大力支持,学校各部门要给予积极配合。健全体制、投入经费、调整管理人员结构,使得数码照片档案充分发挥服务学校中心工作、服务社会的作用,充分体现档案的价值。

    2、完善相应的数码照片的收集管理制度。

   在数码照片的移交和接收过程中,首先,要明确收集范围和归档流程。制作专门的标注卡片,每一张照片要按照编号进行标注说明,包括拍摄时间、主要内容、拍摄地点和摄影者,保证每一张照片都是规范的、有效的,从而提高归档质量和效率。兼职档案员要按照统一的标准将照片的电子版录入到档案管理软铁件中去,这样就在学校档案部门的统一协调下,完成数码照片的规范化收集和归档工作。

    3、建设数码照片档案规范化的数据库,进行管理。

    建设高校数码照片档案数据库,从而适应高校数码照片档案建设和发展的需要。档案部门在接收数码照片时,首先要对数码照片的保管价值进行鉴定,从而确定其取舍和保管期限,照片应选择在高校在各项活动中形成的有重要价值的照片归档。对归档数码照片进行整理时,首先,要按形成年度分类,再按照内容不同分类整理;其次,在编制目录时,要逐张编制全宗号、保管期限、时间、摄影者,照片的文字说明,要字体规范、字迹清晰、行距适中;再次,刻制光盘要一式二份,一份用于查阅使用,一份异地保存。最后,将已经归档的数码照片的信息录入到本校的档案管理信息系统中去,以便查询利用。

    4、加强老照片、散失照片的管理。

    可以将有关重大历史事件、杰出人物、组织数量多且齐全的老照片编辑成照片档案集,运用现代科技手段进行了扫描刻录,制成光盘。既很好地保护了照片档案原件,又方便了利用,为历史研究提供了系统、生动的史料。通过发文、写信、上门走访等方式,把大批散失的历史照片收集进馆。比如,在不同时期,党和国家领导人毛主席、刘少奇接见全国农业科技工作会议代表以及江泽民、李鹏接见全国高校党建代表合影等珍贵档案进入馆藏,从而填补了学校发展历史的空白,拓展了数码照片的空间,丰富馆藏。

 

参考文献:

1、熊豆豆《新环境下高校档案整理存在问题及对策研究》[J]《兰台世界》2016年第1期。

2、李绍夫《学校照片档案管理的认识、实践与探索》[J]《机电兵船档案》2008年第4

3、张信薇 王亚达《高校数码照片档案管理的问题及对策》[J]《上海档案》2007年第4

4、王凤刚《规范管理高校数码照片档案》[J]《聊城大学学报》2006年第2

 

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