农大首页 | 首 页 | 档案馆概况 | 档案法规 | 服务指南 | 业务指导 | 档案编研 | 留言板 | 下载专区 |
 
高等农业院校干部人事档案利用效率统计分析 崔立影 胡春玲
点击数:1301  , 更新时间:2017/6/6 9:19:22

高等农业院校的人事档案通过一定的方式利用,依据人事档案馆藏材料,直接为个人、人事处、组织部等部门以及社会撰写史志、名人录等各项事业提供人事信息服务的。当前为了适应新形势下的人事制度改革,高等农业院校档案资源必须得到充分利用。借助数据分析提高档案利用率的途径与方法。

人事档案是高等农业院校行政管理的产物,收集、鉴定、整理、保管、保护等都是为了提供利用服务,通过利用实现档案的价值,体现档案工作的作用与意义。人事档案在人力资源管理与人才开发中更应重视人事档案的作用,促使其对高等院校的人力资源管理服务。以2006-2015年吉林农业大学人事档案利用实况为例,对数据进行定量统计与分析。

一、   人事档案统计的对象与方法

1.统计的资料来源

吉林农业大学是一所省属重点农业院校,学校教职工人事档案由档案馆人事档案科管理。本研究所有数据来源于2006-2015年人事档案科《人事档案借阅登记簿》中的原始数据。

2.统计内容与方法

在人事档案利用属于据统计中,被利用档案按照卷次为单位,没借阅一次档案任何内容为一卷次,能如实地反映档案利用情况。

年份

馆藏总数/

利用总数/

利用率/%

2006

2648

1555

57.93%

2007

2684

369

13.75%

2008

2616

984

37.61%

2009

2661

490

18.41%

2010

2654

853

32.14%

2011

2653

1099

41.42%

2012

2657

537

20.21%

2013

2733

2412

88.25%

2014

2759

265

9.60%

2015

2797

1634

58.42%

二、   结果与分析

1.  人事档案利用效率结果分析

根据馆藏历年登记薄统计分析得到2006-2015年吉林农业大学人事档案借阅情况的利用率,把近十年的人事档案利用总数利用公式计算利用率,它能够确切表明人事档案利用的实际业绩(表一)。

表一    2006-2015年吉林农业大学人事档案利用总数及利用率

据统计表明,吉林农业大学人事档案馆藏量自2011年到2015年人事档案是呈逐年上升。20052006年工资套改,因此利用率较高;从总体看2007-2012年利用率比较平稳;2014年吉林省省属事业单位核编工作,涉及到在职的每一位干部和工人,因此利用率最高。2015年人事档案利用率也偏高,因为处级干部档案审核工作经历初审、复审及最后核查至少三遍的审核,所以利用率相对高。

2.  人事档案利用方式统计

在日常管理工作中,人事档案利用方式只要分以下几方面:人事处劳资科办理新入职职工的落编、审批工资、福利、待遇、审批退休、核查死亡丧葬费用等工作。2006-2015年吉林农业大学人事档案六大类利用方式的利用总和为利用总数,人事档案六大类利用方式统计如(表二)。

表二  2006-2015年吉林农业大学人事档案利用方式统计

年份

库存

利用总数

核实情况

办理退休

审批工资

出国证明

职称工作

其他

2006

2648

1555

158

134

291

224

573

845

406

1886

134

1443

18

15

10

25

21

22

23

32

29

15

1315

89

96

46

35

94

30

146

43

58

9

11

7

9

13

12

11

12

7

13

21

55

509

10

14

47

9

286

21

20

34

65

71

86

197

79

58

50

31

85

2007

2684

369

2008

2616

984

2009

2661

490

2010

2654

853

2011

2653

1099

2012

2657

537

2013

2733

2412

2014

2759

265

2015

2797

1634

据统计结果表明,在人事档案利用六大类统计方式中,核实情况一直占据最大比例,其主要分为各职能部门及个人利用核实自然信息(年龄、学历、工龄、简历、党龄、职称)、待遇、奖励等,这也能够表明地方农业大学人事档案的主要作用。其次,占有人事档案主要部分的是审批工资及办理退休,根据上级有关主管部门的规定,审批工资及相关工作的审批,必须参照或携带实体档案,在审批办理退休或新入职审批工资时必须携带本人原始档案到政务大厅进行审批工作,组织部提拔处级以上干部把本人原始档案带到组织部审核备案等,因此,审批工资、办理退休、提拔干部等队员是档案的利用数量明显增加。出国证明、职称工作以及其他的利用情况较稳定。其他利用方式包括伤残鉴定、开具亲属关系证明、复印成绩单、修史志等。

三、    结论与对策

根据调研材料分析,我国高等农业院校档案利用率还不是很高,分析其原因是人事档案总体基数相对大,据吉林农业大学人事档案利用情况的调查分析说明这一点。高等农业院校为提高人事档案利用效率与质量,着力从几方面入手:

1.加强高校人事档案管理制度建设和硬件设施建设

随着人事分配制度改革的深化,事业单位的人事、劳动关系也随之发生了新的变化,高校的人力资源、人事档案管理也随之变化,为了适应新形势要求,高等院校提高人事档案管理的制度化建设水平,必须进一步完善人事档案管理工作的制度,明确归档范围和归档要求,完善定期移交、鉴定、检查核对、随时补充和送交等收集归档制度。档案库房、档案人员办公室和阅档室必须三室分开。

2.档案管理转变重管理轻利用观念,变被动服务为主动服务和监督

旧的管理理念制约人事档案的利用效率,人事档案的管理工作不只是档案材料的搜集、鉴别、分类、排序、装订和保管,其目的是为了科学有效地利用,为高校校人力资源信息管理服务。人事制度改革条件下,人事档案为高校人才选择、使用、培养和考核等发挥重要的作用,档案工作者树立服务观念,为了适应不断改革更新的管理制度,绝不要重管理轻利用。

3.利用现代化管理手段,加强人事档案的信息化建设

人才流动的增加,人事档案信息的复杂性逐步提高。要加人事档案管理人员要随着社会的进步与时俱进,不断学习,掌握现代档案管理知识及新的管理技术和开拓创新。利用成熟的人事档案管理软件,提高档案管理效率,为单位人力资源管理决策提供有力的信息支持,实现人事档案信息价值。通过现代化手段建立人力资源信息系统。

4.调整并丰富人事档案内容,提高利用价值

严格按《干部档案工作条例》规定收集整理的10 类内容档案材料,根据事业单位人力资源管理的新发展,不断更新人事档案内容,调整思路,突出个性特点,根据实际不断丰富人事档案信息的内容,政治思想素质、知识结构、教学水平、专业特长、科研成果、廉洁情况等方面的记载材料和数据。具体反映职工素质及业绩的各项培训、访问研究、学历提高的证书和证明材料、访学、留学,反映业务能力的社会实践、项目经验、专业经历等材料,反映人事劳动关系的各种劳动合同、聘用合同、合作协议以及辞退、解聘、岗位变动等相关材料,反映依法享有的各种工资福利待遇和其他社会保障权益的材料等,都应及时收集归档。

5.强化人事档案的服务功能,提高利用率

根据社会发展对人力资源管理的新要求,农业院校应把人事档案工作重点转移到服务上来。认真研究地方农业院校人事档案用户的多方面需求,面向服务对象,提供个性化的服务,对已有信息资料进行分析、综合、归纳与创新,确保高校人事档案信息的准确性、及时性、功能性和发展性,发挥为服务对象、为地方经济发展服务的作用。

6. 做好农业院校人事档案管理和信息统计工作

人事档案管理工作中的信息统计工作扮演着越来越重要的角色,众所周知他的重要性和必要性,但现状堪忧。要把各项工作落到实处,做好人事档案管理和信息统计工作, 以适应社会和高校管理和不断发展的需要。

首先,农业院校应提高对人事档案管理和信息统计工作重要性的认识。转变“重整理、轻统计分析”的思想。其次,加大档案管信息统计的投入, 提高档案信息统计的水平。再次,完善档案归档整理和信息统计分析的动态管理制度, 完善考评机制,调动档案管理工作人员的积极性。最后,改变人事档案管理和信息统计工作的方式, 提升服务层次。征求人事处、组织部对人事信息需求,发挥人事档案管理在数据分析、统计分析和预测等方面作用。

目前高校人事档案归档材料多, 年度考核表、审批工资表、学历材料、奖励材料等,插卷工作耗时费力,且此是一项长期性的工作,需要长效管理, 及时更新, 为信息统计和分析提供基础资料。激发档案管理工作人员工作的积极性, 变被动的管理为主动的管理, 提高档案利用的效率



 

 

档案馆:0431-84532860 综合档案科:0431-84533289、84533014 人事档案科:0431-84533011
邮箱:dag@jlau.edu.cn 传真:0431-84532860 邮 编:130118